Social Intranet – Was ist das und was ist der Mehrwert?

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Über den Autor/ die Autorin

Thomas Renken

Thomas Renken ist Senior Principal Consultant bei Namics.

Wann ist ein Intranet «social»? Was ist der Mehrwert eines «Social Intranet»? Gibt es auch Risiken? Diese und andere Fragen stellten sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen eines Workshops zur internen Kommunikation. Hier lesen Sie, welche Antworten im Workshop gefunden wurden.

Quelle: Renken, Thomas: «Social Intranet – Mehrwert oder Risiko für ein Unternehmen?», 11. Juli 2017.

An dem Workshop nahmen 32 Mitarbeitende aus sieben Schweizer Unternehmen teil. Der Workshop war ein gemeinsames Projekt von Namics und dem Institut für Kommunikation und Marketing IKM der Hochschule Luzern – Wirtschaft.

Wann ist ein Intranet «social»?

Bei dem traditionellen Intranet steht die zentral gesteuerte und redaktionelle Bereitstellung von Informationen durch die interne Kommunikation im Vordergrund. Ein typisches Beispiel sind die «News», welche von Redaktoren in festgelegte Newskanäle im Intranet publizieren. Die interne Unternehmenskommunikation hat als zentrale Aufgabe, die Mitarbeitenden mit relevanten Informationen zu versorgen. Gerade diese Relevanz ist allerdings zunehmend schwierig:

  • Verschiedenste Informationen aus anderen Kanälen und Quellen, wie E-Mail, strömen auf die Mitarbeiter ein und es kommt aus subjektiver Perspektive oft zum «Information Overload».
  • «Relevanz» kann dabei sehr unterschiedlich bewertet werden und lässt sich z.B. nicht mehr nur durch die Zuordnung zu einer Abteilung festmachen.
  • Eine Trennung zwischen strategischen bzw. gesteuerten Informationen und «Wissensvermittlung» ist oft schwierig. Auch bei «Fakten» ist es sinnvoll nochmals nachzufragen, um z.B. die Qualität der Informationen einschätzen und die Kommunikation anpassen zu können.

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Ein «Social Intranet» setzt den Fokus auf die dynamische Vermittlung von Wissen. Inhalte können hierbei unabhängig von definierten Redaktoren erstellt werden, z.B. durch Mitarbeitende einzelner Fachbereiche. Darüber hinaus können Mitarbeitenden auf die Inhalte reagieren, es werden also Interaktionen möglich. Andere Kollegen können Inhalte kommentieren oder sogar im Fall eines Wikis direkt ergänzen. Dass redaktionelle Inhalte nur kommentiert oder bewertet werden können, reicht für ein echtes «Social Intranet» zwar nicht aus, kann aber als Vorstufe zur Einführung einer solchen Lösung hilfreich sein.

Für die interne Unternehmenskommunikation ist es wichtig zu erkennen, dass der Einsatz eines «Social Intranet» von einem Kommunikationskonzept «von unten» (bottom-up) und nicht mehr «von oben» (top-down) ausgeht.

Was ist der Mehrwert eines «Social Intranet»?

Unternehmen sind derzeit einem starken Wandel unterworfen: Offenheit, Transparenz und die Förderung der Agilität sind zentrale Themen, welche die Organisation, das Miteinander und die Kommunikation verändern. Ein «Social Intranet» kann helfen, einen solchen «Change» zu unterstützen. Über eine solche Plattform können – durch die Vernetzung der Mitarbeitenden – eine übergreifende, auch informelle Kommunikation sowie der Wissenstransfer gefördert werden. Experten und Expertinnen bekommen ein Gesicht, in Communities eine Stimme und das Wissen geht nicht verloren, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Nicht nur für Experten und Expertinnen eines Unternehmens bietet sich ein Social Intranet als Kanal an, sondern auch für das Management. Dieses kann sich auf dieser Plattform mit den Mitarbeitenden offen und transparent austauschen. Gute Beispiele sind hierfür ein Blog des CEO oder Bereiche wie «Frag den Vorstand». Durch solche Anwendungsfälle kann die Unternehmenskultur geprägt und verändert werden, indem Offenheit und Transparenz «gelebt wird» und dadurch bestehendes Silo-Denken aufgezeigt und abgebaut wird.

Dieses sind Aspekte des klassischen Wissensmanagements und steigern die Effizienz bei der übergreifenden Zusammenarbeit und wirken sich auch positiv auf die Ideen- und Innovationskraft des Unternehmens aus. Der Austausch in Teams wird einfacher und damit intensiver.

Ein «Social Intranet» verändert die Arbeit der internen Kommunikation

Wesentliche Voraussetzung für gesteigerte Effizienz ist ein starker und gesteuerter Themenfokus der Informationen, um grösstmögliche Relevanz für die Anwender zu erreichen. Eine Personalisierung der Informationen führt zu einer höheren Nutzung durch die Anwender und Anwenderinnen. Aktuelle und relevante Inhalte sind für sie einfacher aufzufinden.

Ein solch «gesteuerter Themenfokus» macht eine Governance mit Rollen, Prozessen und Guidelines zur aktiven Steuerung zwingend notwendig, damit die neuen Anforderungen an die interne Unternehmenskommunikation hinsichtlich ihrer Performance, möglicher auftretender Konflikte und der langfristigen Qualität auch erfüllt werden können.

Laut Ralph Scholze haben entsprechende Social Media-Guidelines im Unternehmen folgende Aufgaben:

  • «Klarheit schaffen,
  • die Unsicherheit für die Beteiligten beseitigen,
  • motivieren das Gute zu tun und
  • helfen die potentiellen Risiken zu kontrollieren.»

Gemäß Achim Lummer geht es dabei eher darum «eine Kultur der Verantwortlichkeit für die Mitarbeiter und eindeutige Handlungsanweisungen für kritische Social Media-Vorgänge» zu schaffen.

Die Qualität der Inhalte stellt bei solchen Plattformen mit einem starken Fokus auf «User Generated Content» eine der zentralen Herausforderungen dar. Überwiegen am Ende nur die «trivialen» Inhalte? Passiert in einer Community auch genügend oder führt das Engagement zu einem zusätzlichen «Information Overload»? Hier ist eher eine soziale Kontrolle im Sinne eines «Community Managements» notwendig, da auf diesen Plattformen schnell die Grenzen zwischen Privat und Business verschwimmen. Die genannten Guidelines können helfen, sollen aber nicht das Engagement einengen.

Das Engagement der Mitarbeitenden auf einer solchen Plattform – mit einem regen Austausch und dem aktiven Teilen von Wissen – hängt stark von der Kultur des Unternehmens ab. Ist eine möglichst breite «Social Readiness» vorhanden und ist insbesondere auch das Management bereit, eine solche Plattform für eine offene und transparente Kommunikation zu nutzen? Neben der Kultur des Unternehmens spielen hier natürlich noch weitere interkulturelle Aspekte, wie z.B. die Sprache, eine wichtige Rolle, und man sollte sich bei der Einführung eines «Social Intranet» auf jeden Fall Gedanken für eine schrittweise Einführung, z.B. mittels Pilotgruppen, machen.

Die Technik ist zwar oft auch eine Herausforderung, hier gibt es aber mittlerweile viele Lösungen auf dem Markt, so dass sicher die geeignete Plattform für das Unternehmen, dessen Mitarbeitende und der vorhandenen Infrastruktur gefunden wird.

Eine Umfrage unter den Top 500 Unternehmen in der Schweiz, die im vergangenen Herbst am Institut für Kommunikation und Marketing IKM der Hochschule Luzern – Wirtschaft durchgeführt wurde, zeigt übrigens:

Die Verantwortlichen für interne Kommunikation gehen davon aus, dass der Wissensaustausch und die Dialogisierung die wichtigsten Trends in den nächsten zwei Jahren sind.

Ein «Social Intranet» bietet gute und vielfältige Möglichkeiten, diese Formen der internen Kommunikation zu fördern und zu etablieren. Dieser Meinung waren im Übrigen auch die Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Workshops zur internen Kommunikation in Luzern.

Meine Empfehlung ist, dass man insbesondere beim «Social Intranet» ruhig mit kleineren und beschränkteren Lösungen starten sollte und probieren sollte, bevor man die Vision eines «Digital Workplaces» inkl. einer integrierten Social Komponente umsetzt. Eine solche Vision ist wichtig und sicher ein gutes Ziel, aber vorher sollten über erste kleine Schritte die genannten Herausforderungen geprüft und gelöst werden.

Wie ist in Ihrem Unternehmen der Status für ein «Social Intranet»? Gibt es bereits erste Erfahrungen? Über Kommentare würde ich mich freuen: thomas.renken@namics.com


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